湘科院校发〔2019〕74号

关于印发《湖南科技学院会计档案管理办法

（修订稿）》的通知

校属各单位：

《湖南科技学院会计档案管理办法（修订稿）》经校长办公会议审定通过，现予以印发，请遵照执行。

湖南科技学院

                                  2019年10月23日

湖南科技学院会计档案管理办法

（修订稿）

第一条 为进一步加强我校会计档案管理，充分发挥会计档案资料的作用，根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计档案管理办法》等有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。

（四）其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对账单，其它应当保存的会计核算资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料。

（五）其他应当保存的会计核算资料，指与会计核算有关的重要资料，包括：

1.学生异动情况表；

2.教职工工资发放表；

3.住房公积金、医疗保险备查簿；

4.银行代发成功清单；

5.其他会计核算资料。

第三条 学校会计档案归口学校档案馆和计划财务处共同管理。学校档案馆负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的保管、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。计划财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅等工作。学校当年形成的会计档案，由计划财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册入盒，编制会计档案目录和保管清册。当年会计资料移交计划财务处档案员的时间：

1.综合性文字，机读材料：每年4月底以前交接上年度材料；

2.会计报表：年度会计报表报出后一个月之内；

3.会计账本：年度会计报表报出后四个月之内；

4.会计凭证：会计月报表报出后10天之内；

5.工资资料：每年4月底以前交接上年度资料；

6.其他会计资料：每年4月底以前交接上年度资料。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由计划财务处保管两年，期满之后，应当由计划财务处编制移交清册，移交学校档案馆统一保管。

移交学校档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同计划财务处分管副处长和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第四条  单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。

第五条 会计档案不得对外借出。外单位或个人需要利用会计档案，必须持单位介绍信和个人证件经计划财务处负责人批准后，报分管财务工作校领导审批后方可提供查阅或者复制（本单位教职员工需要利用会计档案，经计划财务处负责人审批后，方可提供查阅或者复制），并办理正式登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 会计档案的保管应符合以下要求：

（一）会计档案应妥善保管、有序存放，以方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（二）会计档案应专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

（三）会计档案保管期限分为永久、定期两类。会计档案保管期限应从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管按照本办法附表所列期限执行。

第七条 保管期满的会计档案，除本办法第八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由校档案馆会同计划财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位负责人、档案机构负责人、会计机构负责人、档案机构经办人、会计机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。同时行文报主管部门备案。

（三）单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。

（四）监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。并将监销情况书面报告校长或分管财务工作的校领导。

电子会计档案的鉴定销毁应当符合国家有关规定。

第八条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第九条 学校采用电子计算机进行会计核算，在保存备份有财务数据库数据的光盘、磁盘等磁性介质的同时应当保存打印出的纸质会计档案，磁性介质随同纸质材料一同归档。磁性介质上要贴好标签，妥善保存。计划财务处和校档案馆要对保存的光盘、磁盘等磁性介质定期进行检查，做好防磁、防火、防潮、防尘、防震工作，确保财务数据安全完整。财务数据库应每天在下班前进行备份。

第十条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十一条  单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家有关规定处置，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十二条  单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

第十三条  单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第十四条 建立责任追究制度。对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第十五条  预算、计划、制度、审计等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第十六条  本办法自颁布之日起施行，由计划财务处负责解释。

附表：会计档案保管期限表

附表

会计档案保管期限表

湖南科技学院党政办公室                 2019年11月12日印发